هوش تجاری و فرصت های جدید برای رشد و توسعه

هــوش کســب و کــار یــا هوش تجاری (Business Intelligence) (BI) مجموعــه‌ای از نظریــات، روش‌ها، فرایندها، معماری‌ها و فنــاوری‌هایی است که  بــرای تبدیل داده خام به اطلاعات مفید و معنــادار  از آن ها استفـــاده می‌شود. 
هوش تجــاري در قالب هر تعريفي به دنبـال افزايش سودآوري سازمان با استفاده از اتخاذ تصميمات هوشمند و دقيق است و به طور اعم مي توان اهداف زير را براي اين رويکرد عنوان کرد:

* تعيين گرايش هاي تجاري سازمان که موجب مي شود تا سازمان بدون اتلاف وقت و هزينه و انرژي در ساير مسيرها به دنبال اهداف کلان و اساسي خود متمرکز شود.
* تحليل عميق بازار.
* پيش بيني بازار که مي تواند قبل از اينکه رقبا سهم بازار خود را توسعه دهند، منافع جديد به وجود آمده در بازار را عايد سازمان کند.
* بــالابردن سطح رضايت مندي مشتريان که مي تواند موجبات استمرار کسب و کار باشد و از دست دادن اين اعتماد و رضايتمندي عواقبی را براي بنگاه به همراه دارد.
* شناسايي مشتريان دائمي که وفا دارند، مي توان با پيگيري رفتار آنان، جهت‌گيري هاي کلان و استراتژيک را انجام داد.
* تقسيم بندي مشتريان و متعاقباً ايجاد تنوع در روش برخورد با هرگروه از مشتريان.
* افــزايش کــارايي ســازمان در امور داخلي و شفاف سازي رويه فرايندهاي کليدي.
* استانداردسـازي و ايجـاد سـازگاري بين ساختارهاي سازمان.
*تسهيل در تصميم گيري که جزو اهداف اساسي هوش تجاري محسوب مي‌شود.
* تشخيص زود هنگام خطرات قبل از اينکه سازمان را به مخاطــرات جــدي بکشاند و شناسايي فرصت هاي کسب و کار قبل از اينکه رقبا آن را تصاحب کنند.
با توجه به موارد فوق مي توان گفت که احساس نياز به وجود هوش تجاري در سازمان براي اولين بار در سطوح بالاي مديريتي احساس مي شود و از بالاي هرم ساختار سازماني به بخشهاي زيرين منتقل می گردد، ولي براي ايجاد آن مي‌بايست از پايين‌ترين سطوح و لايه ها شروع کرد.
مهمترين نياز يک مدير، داشتن اطلاعات دقيق براي اتخاذ تصميم درست است. فرايند تصميم گيري مي تواند به سه بخش کلي زير تقسيم شود. با توجه به انواع مختلف تصميم گيري (بر اساس ميزان ساخت يافته بودن آن) هر يک از بخشهاي اهميت متفاوتي خواهند داشت.
* دسترسي، جمع آوري و پالايش داده ها و اطلاعات مورد نياز
*پردازش، تحليــل و نتيجه گيــري بر اساس دانش؛
*اعمال نتيجه و نظارت بر پيامدهاي اجراي آن.
در هر يک از موارد فوق، سازمانهاي قديمي که از هوش تجــاري استفاده نمي کنند، داراي مشکلاتي هستنــد که اغلب از عواملي چون حجيم بودن داده ها، پيچيدگي در تحليلها و ناتواني در ردگيري نتايج فرايندها و پيامدهاي تصميمات گرفته شده، نشأت مي گيرند. هوش تجاري با کمک به حل مشکلات فوق، به دليل ساختاري که در سازمان به وجود مي آورد، فرصتهاي جديدي نيــز براي رشــد سازمان ايجــاد مي کند و نه تنها عامل حذف مشکلات است، بلکه با صرفه جويي در زمان و هزينه، شرايط کاري را دگرگون مي سازد.

اجزا و مهــارت هاي لازم بـراي ارتقاي هوشمندي کسب و کار
براي اينکه يک سيستم با هوش تجاري به درستي عمل کند، باید با شناخت موقعيت‌ها  بررسی  شود که چه اطلاعاتي در اختيار چه افرادي قرار گيرد و روابط بين افراد و اطلاعات و روند اجراي پروسه ها به دقت بررسي گردد.هوش تجاري در سازمان، کليه کاربران و همينطور روابط بين آنــان را در نظر دارد تا زنجيره ارزش بنگاه به طور کامل پوشش داده شود و فرايندي از قلم نيفتد.
براي اجراي هر گونه فرايند بهبود در سازمان مي بايست مهارتهايي خاص آن فرايند ترتيب داده شود که البته براي فرايندهاي کلان نظير هوشمنــدي کسب و کار دقت و نظر خاصي مورد نياز است.مهارتهاي کسب و کار اعم است از روال کسب و کار و ارتباط با استراتژي سازماني به همراه فرايندهاي دگرگون‌سازي در تعيين   خط مشي سازماني بسيار حائز اهميت است. مهارتهاي فناوري اطلاعات که به صورت فني به مديريت تغيير کمک مي‌کند  و پشتيبــان متدولوژي هــاي تحليل است نيز مي بــايست، در سازمان به حدي کـافي موجود باشد. مهارت ديگري باعنوان مهارتهـاي تحليلي شامل خلاصه سازي تحليــل و کــاوش و تشريح درست، به اندازه ساير مهارتها قابل ملاحظه است که اين سه نوع مهارت در برخي بنگاهها داراي يک مرکز تلاقي هستند که آن دقيقا مرکز ارتقاي هوشمندي کسب و کار تلقي مي شود و هرچه وسيع تر باشد، مسلما هوشمندي کسب و کار در سازمان بيشتر و هرچه کوچکتر باشد هوشمندي در آن کسب و کار کمتر وجود دارد.
نقش هوشمندي را در کسب و کارها مي توان به صورت زير مشاهد کرد : اگر سازمان در لايه هاي زيرساختي و تراکنشي خود از فناوري استخراج و انتقال و تبديل داده ها استفاده کند و بستري از هوش تجاري را در تکنولوژي داده کاوي فراهم آورده باشد و همچنين ابزار BI را مبتني بر فناوري اطلاعات و مشتري‌گرايي به کار گيرد، هوشمندي در اين کسب و کار کارآمد خواهدبود.
چنانچه در بستر BI از استانداردها و برنامه هاي کاربردي، راهبردي، عملياتي و  تحليلي نيز استفاده شود، هوشمندي در اين کسب و کار اثربخش است. زماني هوشمندي نقش اهرمي را در کسب و کار به عهده مي گيرد که عملکرد به دقت ارزيابي شود و فرهنگ سازي در بين کاربران آغاز شده باشد. درنهايت براي تحقق اين هدف مي بايست متدولوژيBI و مهارتهاي آن در بدنه سازمان مستقر شود.
هنگامي که سازمان به سمت اهداف جهاني سازي با استفاده از مجازي شدن متمايل و پا از ساختمانهاي فيزيکي به عرصه مجازي نهاده شود، مي تواند روند اجراي فرايندهاي درون سازمان خود را به حد اشعلا شفاف و نقش هوشمندي را يک نقش رقابتي سازد، و با اين نقطه قوت با رقبا به رقابت بپردازد.

اهميت استراتژيک هوش تجاري در تصميمات سازمان
کاربرد هوش تجاري در سطح استراتژيک را مي توان به نوعي براي کمک به افزايش کارايي کلي سازمان و بهينه سازي فرايندها در کنار يکديگر، در نظر گرفت. اين سيستم ها روي برخي ويژگي هاي مهم مالــي و ســاير پارامترهاي مهم ديگــر در افــزايش کارايي ســازمان متمرکز مي شــوند. بديهي است که سيستم در اين سطوح مي‌بايست فرايندهاي خارجي سازمان را نيز در بر بگيرد. خصوصيات مختلف برنامه‌هاي کاربردي در مقاطع مختلف سازمان، باعث ايجاد تفاوتهايي در ابزارها، تکنيک ها و زيرساختهـاي مورد نيــاز براي هر يک از آنها مي شود. استفاده از ابزارهاي تحليلي و هوشمند بيشتر در سطح بالا انجام مي شود که نيازمند پردازشهاي بالا با ميزان دسترسي انبوهي از اطلاعات در سطوح استراتژيک و تاکتيکي بيشتر از عملياتي است. بخش عملياتي هوش تجــاري بيشتــر وظيفــه جمع آوري اطلاعات و ذخيره سازي آنها را در پايگاه داده هاي خصوصي بر عهده دارد.

عوامل موثر بر هوش تجاري سازمان
همانطور که يک رويکرد سيستمي دقيق و به روز مانند هوش تجاري مي تواند بر کارايي و عملکرد سازمان تاثيرات زيادي بگذارد، بسياري از عوامل نيز بر ميزان کارايي هوش تجاري سازمان تاثير گذارند، از جمله اين عوامل مي توان به مشتريان، رقبا، شرکا تجاري، محيط اقتصادي و کارکنان داخلي اشاره کرد. با توجه به اين نکته که هيچ کسب و کاري بدون مشتري معنا ندارد، پايش رفتار مشتريان و مخصوصا شناسايي آنان از حيث دائمي يا موقتي بودن مي تواند در پيش بيني ميزان دقيق عرضه و تنظيم ميزان تقاضا بسيار کارامد واقع شود. بنابراين تکنيک‌هاي سيستم هاي حمايت تصميم‌گيري هوشمند (IDSS) و مديريت ارتباط با مشتري که در متن معماري هوش تجاري نهفته است، مي توانند روند حرکت سازمان را با عقايد و علايق مشتريان همگام کنند. نداشتن اطلاعات کافي در رابطه با مشتريان مانند اينکه: مشتريان واقعي چه کساني هستند؟ اين مشتريان چه کالاهايي و در چه زماني مي‌خرند؟ چگونه مي توان الگوهاي خريد مشتري را استخراج کرد؟ چگونه مي‌توان ميزان وفاداري مشتري را بالا برد؟، معضلات فراواني را در اجراي چنين رويکردهاي نويني به بار خواهد آورد.
با توجه به اين منطق که اگر به هر تحليلگري در قالب سيستم يا سازمان، اطلاعات ناقص يا اشتباه وارد شود، خروجي آن هرگز قابل ارزيــابي مطلوب نخواهـد بود و اگر بهترين ساز و کارها در اختيار افراد نا مناسب قرار گيرد، مطمئنا ضمن کاهش عمر مفيد کاري آنها، کارايي قابل توجهي هم نخواهند داشت، پس با توجه به آثار هوش تجاري بر سازمان بايد بر روی تاثيرات عوامل متعدد داخلي و خارجي ســازمان بر هــوش تجــاري مطالعه کرد تا سازمان باوجود صرف هزينه و زمان هنگفت براي ايجاد تغييرات کلي، در خروجي دچار خسارات جبران ناپذيري نشود؛ چراکه تصميمات اساسي و استراتژيک در سازمانها با بهبود قسمتي از آن بسيار متفاوت است. اين تصميمات استراتژيک روند تفکر و حرکت سازمان را به کل تغيير مي‌دهند و در صورت شکست، رجوع به نقطه اول و اصلاح اشتباهات يا تغيير جديد امکان پذير نيست، زيرا تغيير فرهنگ سازماني و نگرش افراد مستلزم برداشتن گامهاي طولاني مدت و برنامه‌ريزي شده است. بنابراين کم تخمين زدن تاثيرات عوامل به نظر کوچک مي تواند پايان يک راه اميدوارکننده و روشن را تيره و تار کند. ممکن است سازمانها در مواردي مشابه باشند، ولي هرگز دقيقا عملکرد يکساني نداشته باشند و حتي اگر عملکردشان نيز بسيار به هم مشابه باشد، محيط فعاليت متفاوت يا خاص باشد و با توجه به ساير موارد بايد اينگونه معماريهاي بنيـادين را طبق زيرســاختها و ويژگيهاي سازمان، طراحــي، برنامه‌ريزي و پياده سازي کرد.